목표를 설정하고 그것을 성취하기 위한 계획을 세우는 능력은 성공의 ‘최고 기술(Master skill)’이다 . 이 기술이야말로 당신의 잠재 능력을 발휘하게 만들어 성취 가능한 모든 것을 성취하는 데 큰 도움이 될 것이다.
계획을 세우는 목적은 명확한 주 목적을, 구체적인 단계들(시작, 중간, 마무리)과 명확한 최종 기한 및 분기별 기한들로 이루어진 다중 과제 프로젝트로 바꾸는 것이다.
성공한 사람들은 계획을 직접 적는 것으로 모든 일을 시작한다. 일을 시작하기 전에 계획하고 구상하는 데 들인 시간은 계획을 실행하는 과정에서 많은 시간과 돈과 에너지를 절감시켜준다. 그래서 계획을 세우는 것을 실패하는 것은 실패를 계획하는 것이다.
실패의 가장 큰 원인은 계획없는 행동이다. 너무 바빠서 미리 계획을 세울 수 없다고 말하는 사람은 불필요한 실수라든가 시간, 돈, 에너지의 막대한 손실을 각오하고 있어야 한다.
개인과 일의 성공을 위한 6P 공식이 있다. “적절한 사전 계획을 수립하면 서투른 수행을 방지할 수 있다(Proper Prior Planning Prevents Poor Performance)” ‘적절한 사전 계획 수립’에는 일곱 가지 이점이 있다.
첫째, 계획 수립 과정을 통해서 사고를 체계화하고, 궁극적으로 성공하기 위해서 반드시 처리해야 할 모든 핵심 쟁점들을 확인할 수 있다.
둘째, 목표 성취를 위해 반드시 해야 할 일들을 철저히 검토함으로써 사전에 주의 깊게 행동들을 계획할 수 있으며 , 이를 통해 시간, 사람, 돈의 엄청남 손실을 줄일 수 있다.
셋째, 철저한 논의와 평가를 거친 훌륭한 계획을 통해서, 이후 사업에 치명적일 수 있는 결점과 잘못을 확인할 수 있다. “만약 이러이러하다면 어떻게 될까?”라는 질문을 던져본다. 예를 들면, 이런 식이다. “내가 특정한 행동 노선을 취할 경우 일어날 수 있는 최악의 상황은 무엇인가?”
적절한 사전 계획 수립의 네 번째 이점은, 계획의 취약점을 확인하고 그것을 보충할 대비책을 마련할 수 있다는 것이다. 사업의 실패를 초래할 “치명적인 결점’을 찿아낼 수도 있다. 이는 계획 수립 과정을 통해서만 가능한 일이다.
다섯째, 성공 가능성을 증대시켜줄 장점과 잠재적 기회를 확인할 수 있다.
계획을 짜기 전에는 자신의 특별한 장점이나 상황속의 기회들을 깨닫지 못하는 경우가 많다.
계획 수립의 여섯 번째 이점은 사업 성공을 위해 반드시 성취해야 할 한두 가지 목적들에 시간과 돈과 모든 재원을 집중시킬 수 있다는 것이다. 분명한 초점이 없으면, 에너지가 넓은 영역으로 분산되고, 그래서 거의 아무것도 성취하지 못하고 만다.
적절한 계획 수립의 일곱 번째 이점은 혼란, 실수, 돈과 에너지의 손실을 줄일 수 있다는 것이다.
계획 수립은 훈련이자 기술이다. 그것은 습관이자 능력이다. 즉, 계획 수립이란 반복과 실천을 통하여 습득할 수 있는 기술이라는 의미이다. 그리고 그것은 생각보다 훨씬 쉽다.
가장 단순한 형태의 계획은 구체적인 목표나 목적을 성취하기 위해 처음부터 끝까지 하지 않으면 안 될 모든 활동을 기록한 목록이다. 계획을 세우는 과정을 시작하기 전에 우선 종이 한 장을 준비하라. 그런 다음 목표를 성취하기 위해 반드시 해야 하는 일들을 떠오르는 대로 쭈욱 적어보라.
새로운 항목들이 생각나면 목록에 그것들을 추가하라. 끊임없이 목록을 다시 들춰보고 새로운 정보가 생길 때마다 항목과 그에 따른 조치를 수정하라. 이 목록이 바로 당신의 이상적인 목표를 달성하기 위한 청사진, ‘꿈 같은 집’을 짓기 위한 설계도이다.
이제 어떤 과제나 활동이 더 중요한지 결정해서 우선 순위에 따라 배열하라. 순서대로 배열하면서 어떤 활동을 다른 활동들보다 먼저 또는 나중에 해야 하는지 결정하라. 한 과제를 완수해야 다른 과제를 달성할 수 있는 경우도 종종 있다. 때로는 어떤 한 과제를 성취하느냐 못 하느냐가 전 과정의 흐름을 결정하는 폐색 지점이 되기도 한다.
어떤 계획의 성공 여부는 그 계획에 포함되는 어떤 특정한 목표나 목적을 성취하느냐의 여부에 따라 결정되는 경우가 아주 많다. 그것은 새로운 사무실이나 매장이나 공장의 완공일 수도 있다. 첫 번째 완제품이나 서비스의 배송 일자일 수도 있고, 판매 성과를 특정 수준으로 올리는 것일 수도 있다. 어느 필수적인 직무를 위해 중요한 인물을 곳일 수도 있다.
계획을 수립하는 과정에서 계획의 핵심적인 요소들을 확인할 수 있으며, 또한 성공하기 위해 반드시 미리 성취해야 할 가장 중요한 과제와 활동에 더 많은 시간과 관심을 집중할 수 있다.
어떤 계획도 처음 만들어졌을 때에는 완벽하지 않는 법이다. 뭔가 새로운 것을 성취하려는 계획은 대부분 처음에는 실패한다. 이는 얼마든지 추측 가능한 일이다. 피드백을 받아들여서 활동 계획을 바로 잡는 능력이 성공여부를 결정하는 핵심적인 요소이다.
“무엇이 제대로 진행되고 있는가?”, “무슨 일이 제대로 진행되지 않고 있는가?”를 끊임없이 자문하라. 누가 옳은가 보다는 무엇이 옳은가에 더 관심을 기울여라.
“계획으로 되돌아 가라!” 라는 속담을 잊지 말라. 일이 계획대로 진행되지 않을 때면, 잠시 쉬면서 숨을 고르고 다시 검토하라.
어떤 문제가 생기면 해결 지향적인 태도를 고수하라. 난관을 불가피한 과정으로 여기고, 그에 효과적으로 대응하라. 목표를 일정대로 성취하지 못하고 있다면, “문제가 무엇인가?” 라고 물어보라. 또 다른 문제가 있는가? 또 다른 해결책이 있는가? 지금 무엇을 할 수 있는가? 그 다음에는 어떤 조치를 취해야 하는가?
새로운 목표를 성취하기 위해 일을 시작하자마자 좌절, 장애, 일시적 실패를 겪게 된다. 이는 얼마든지 예상 가능한 정상적이고 자연스러운 일이다. 새로운 일을 시작하고 그것을 성사시키려면 엄청난 노력이 필요하다. 그것은 목표를 성취하기 위해서 반드시 치러야할 대가이다.
항상 종이 위에서 생각하라. 모든 과정의 모든 단계들을 끊임없이 목록으로 만들어라. 계속해서 계획을 수정하라. 완벽해질 때까지 고치고 또 고쳐라.
‘종이위에서’ 생각하는 한 가지 방법은 다중 과제 목표를 성취하기 위한 프로젝트 계획 일람표를 만드는 것이다. 이렇게 목표와 그것을 성취하기 위한 조치들을 시각적인 이미지로 형상화해야 한다. 이는 계획 수립 과정의 강점과 약점들을 검토하는 데 큰 도움이 된다.
프로젝트를 계획할 때에는 페이지 맨 꼭대기에 그 프로젝트를 완수할 때까지 걸릴 것으로 예상되는 시간 일정을 며칠이든, 몇 주든, 몇 개월 이든 적어라. 12개월 짜리 프로젝트나 목표라면, 이번 달 부터 차례로 열두 달의 이름을 적어라. 이것이 그 프로젝트의 시간표가 된다.
왼쪽 세로 열에는 궁극적인 목표를 성취하기 위해 반드시 달성해야 할 모든 과제들을 적절한 순서로 배열하라. 첫 번째로 해야 할 일은 무엇인가? 두 번째는? 오른쪽 하단에는 최종적인 성과를 이룬 이상적인 모습이 어떨지 명확하게 적어라. 바라는 목표가 명료할수록 그것을 성취하기는 더욱 쉬워진다.
가로 줄에는 특정한 과제를 완수하는 데 필요한 시간의 양을 시작부터 끝까지 표시한다. 이들 과제 중에는 동시에 수행할 수 있는 것들도 있고, 다른 어떤 과제를 마무리한 후에 수행해야 할 것들도 있다. 이들 과제 중에는 더 중요한 것도 있고 덜 중요한 것들도 있다. 그러나 프로그램 계획 일람표는 이 모든 목표를 일목요연하게 제시해준다.
계획의 일부를 수행해야 하는 책임자들은 계획 수립 과정에 참여해야 한다. 자칫 어떤 특정 과제를 신속하고 쉽게 완수할 수 있으리라고 가정하는 실수를 범할 가능성이 아주 크다. 간단하고 쉬워 보이는 일도 실제로는 시작해서 마무리하기까지 여러달이 걸릴 수 있다. 계획의 핵심적인 부분에 시간상의 제약이 있어 어쩔 수 없이 계획을 전면 수정해야 하는 경우도 있다.
계획을 세우기 시작하면서 가장 신경을 써야 할 부분은 필요한 모든 조치들을 확인하고 그 계획에 포함된 모든 조치를 수행하는 데 걸릴 시간을 정확하게 파악하는 것이다.
계획을 세우고 목표를 성취하는 과정에서는 낙관주의를 적용해야 할 시점이 있고 현실주의를 적용해야할 시점이 있다. 계획을 세우는 과정에서는 각 단게마다 스스로에게 절대적으로 정직해야 한다. 그리고 운을 믿거나 자연 법칙들이 자신에게 유리하게 작용할 것이라는 희망을 품어서는 절대로 안 된다.
다른 목표들을 성취하려면 그 전에 한 가지 주요 목표를 성취해야 한다.
예를 들어 다른 조건들은 다 갖추었는데 수익을 올려주는 판매 과정을 미처 준비하지 못한 회사가 사업을 시작한다고 가정해보자. 그 회사는 전략적 계획을 세우고 , 사무실을 빌리고, 집기를 사들이고, 제품이나 서비스를 생산하는 데 필요한 컴퓨터와 장비를 설치하고, 직원을 채용하고, 회계장부를 작성하고, 광고를 시작한다. 그러나 판매는 시작되지 않고 수익이 발생하지 ㅇㄶ아 앞으로 몇 달이나 심지어는 몇 주 안에 회사는 삐걱거리다가 결국 문을 닫고 만다. 닷컴 열풍이 ‘대대적인 실패(dot-bomb)’ 귀결된 것도 바로 이런 현상이다.
최종 목표를 성취하기 위해 단계마다 반드시 달성해야 하는 핵심적인 성과들은 무엇인가? 당신은 어떻게 그것들을 계획하고, 우선 순위를 매기고, 그것들이 일정대로 완수되리라 보장할 수 있는가? 일이 잘 못될 경우, 그 대책은 무엇인가? “위대한 삶은 마치 커다란 배와도 같아서 단 하나의 희망이나 밧줄로는 지탱할 수 없다.”
계획을 세우는 그 자체만으로도 목표 성취의 전 과정을 향상시키고 능률을 올릴 수 있다. 일을 시작하기 전에 더 자주 더 주의 깊게 계획을 세울수록, 계획 수립 과정 전반에 더욱 능숙해 진다. 계획 수립에 능숙해 질수록 훨씬 크고 훌륭한 일들을 계획하고 성취할 수 있는 더 많은 아이디어와 기회들이 생길 것이다.
원하는 바를 결정하고 그것을 종이에 적고 계획을 세우고 그 계획을 수행하는 능력이 개인의 유능함과 높은 성취를 결정하는 열쇠이다. 이것들은 배우면 익힐 수 있는 기술들이다. 그 기술들을 익히고 나면 곧 삶과 사업을 변화시키고, 판매나 수익률을 두 배로 늘리고, 목표를 성취하고 진정한 잠재능력을 발휘할 수 있게 된다.
1. 목표를 성취하기 위해 반드시 해야 할 모든 것들을 떠오르는 대로 목록으로 작성하라. 단 하나도 빼놓지 말라.
2. 목록을 우선 순위에 따라 배열하라. 가장 중요한 과제나 활동은 무엇인가? 두 번째로 중요한 것은?
3. 목록을 순서대로 배열하라. 어떤 일을 할 수 있으려면 그 전에 어떤 일을 먼저 해야 하는가?
4. 목표를 성취하고 과제를 완수하는 데 들일 시간과 돈을 결정하라. 당신은 성공에 필요한 시간과 재원을 갖고 있는가?
5. 정기적으로 계획을 들춰보고 수정하라. 새로운 정보가 생기거나 예상대로 일이 진행되지 않을 때에 특히 그렇게 하라. 계획을 바꿀 필요가 있으면, 기꺼이 바꾸라.
튼튼한 계획을 세워둔 평범한 사람이 아무런 계획도 없는 천재보다 낫다. 미리 계획하고 조직하는 능력만 있으면 아무리 크고 복잡한 목표라도 능히 성취할 수 있다.