모든 목표를 성취하고, 되고 싶은 사람이 되려면 시간을 통제할 줄 알아야 한다. 심리학자들은 ‘통제 감각’이 행복, 확신, 개인적 안녕과 같은 감정들을 얻는 비결이라고 말한다. 통제 감각은 탁월한 시간 관리 기술을 실천할 때에만 비로소 가능해진다. 다행스럽게도 시간 관리 역시 기술인지라 습득할 수 있다.
다른 사람들이 어떻게 혼란에서 명료함으로, 좌절에서 삶의 중심으로 나아갔는지 배워나가면서 자기 분야에서 가장 유능하고 생산적인 사람이 될 수 있다.
성공이라는 동전의 앞면이 명확한 목표를 설정하는 능력이라면, 동전의 뒷면은 자기 자신을 정비하고 매일 매시간 가장 가치있는 과제들을 위해 노력하는 능력이다. 당신의 선택과 결정이 이제까지의 삶을 만들어 왔다. 삶을 변화시키고 향상시키기 위해서는 자신의 진정한 모습과 자신이 진정으로 원하는 바에 더 일치하는 새로운 선택과 새로운 결정을 내려야 한다.
시간 관리의 출발점은 목표들을 결정한 다음 그것들의 우선 순위와 가치를 매기는 것이다. 자기 자신에게 가장 중요한 것이 무엇인지 명확하게 알고 있어야 한다.
시간 관리의 기본 도구는 우선 순위에 따라 배열된 목록이며, 이것은 자기 관리를 위한 영구적인 도구로 활용된다. 사실 시간은 관리할 수 있는 것이 아니다. 자기 자신을 관리할 수 있을 뿐이다. 그렇기 때문에 시간 관리에는 자기 규율, 자기 억제, 극기가 필요하다. 시간을 관리하기 위해서는 삶과 일의 질을 끌어올릴 수 있는 최고의 선택과 결정을 내려야 한다. 그리고 그 결정들을 따라야 한다.
당신은 장기적, 중기적, 단기적 목표와 프로젝트로 구성된 목록으로 삶을 계획해야 한다. 그 달에 성취하고자 하는 일들을 목록으로 작성해 미리 그 달을 계획해야 한다. 완수하고자 하는 다중과제 직무들의 각 단계들을 목록으로 작성하고, 우선 순위와 순서를 매겨야 한다.
일주일의 노동시간이 시작되기 전인 일요일에 미리 매주의 계획을 세워두어야 한다. 그리고 가능하면 매일밤 다음날을 계획하라.
그 다음날 해야 할 일들을 모두 목록으로 작성하고 나면, 잠재의식이 밤새도록 그 목록을 연구한다. 그래서 아침에 일어나면 목록에 있는 항목들을 성취하는 데 도움이 될 아이디어나 통찰들을 얻기도 한다. 계획들을 적어두면 인력의 법칙이 작용하기 시작한다. 가능한 최선의 방식으로 목표를 성취하고 과제를 완수하는 데 필요한 사람, 기회, 재원들이 삶 속으로 끌려들어오기 시작한다.
시간을 관리하는 과정에서 긴급한 과제들과 중요한 과제들을 구분해야 한다. 긴급한 과제는 외적인 압력과 요구에 의해 결정되며 즉시 해결해야 한다. 대다수 사람들은 전화 통화, 돌발 사태, 긴급 사태, 상사나 고객의 요구 같은 급박한 문제들을 처리하느라 대부분의 시간을 보낸다.
반면 중요한 과제들은 먼 미래에 큰 도움이 될 수 있는 것들이다. 일을 시작하기에 앞서 하는 계획 수립, 조직 편성, 연구, 고객 조사, 우선 순위의 설정등이 여기에 포함된다. 급하지만 중요하지 않은 활동들을 아무리 열심히 한다 해도, 일이나 회사에는 아무런 도움이 되지 않는다.
특정한 과제나 활동의 가치를 결정하는 가장 중요한 단어는 ‘영향력’이다. 가치 있고 중요한 과제는 일의 완수 여부에 심각한 영향을 미친다. 잠재적인 영향력이 클수록 더 중요한 과제이다. 자기 관리에서 목표로 삼아야 할 것은 인생과 일에서 가장 큰 영향을 미칠 수 있는 과제들을 더 많이 수행하는 데에 더 많은 시간을 들이는 것이다.
20퍼센트의 활동이 80퍼센트의 가치를 창출한다. 완수해야할 항목이 열가지라면 그 중 두 가지가 다른 여덟 가지를 합친것 보다 가치가 더 크다. 불행하게도 사람들은 그 과제를 가장 쉽게 미룬다. 상위 20퍼센트의 과제를 확인하고 나면 나머지 것들에 대해 ‘창의적인 미루기’를 실행하라. 모든 것을 다 할 수 없기에 어떤 것은 미뤄야 한다. 목표와 그 성취에 거의 도움이 되지 않는 80퍼센트의 과제를 미루면 된다. 가장 큰 영향을 미칠 수 있는 한두 가지 직무를 완수하는 데 시간과 관심을 집중하라.
당신은 항상 자유롭게 선택할 수 있다. 무엇을 하고 무엇을 하지 않을 것인지 시시 각각 선택하는 행위가 삶 전체를 형성한다. 양자 택일의 법칙은 한 가지 일을 하면 다른 일은 할 수 없음을 의미한다. 무슨 일을 가장 먼저 할지, 무슨 일을 그 다음에 할지, 그리고 무슨 일을 아예 하지 않을지 현명하게 선택하는 능력이 당신의 삶 전체를 결정한다.
고수입을 올리는 성공한 사람들이 수입이 적은 실패자들에 비해 일반적으로 지능이나 기술이 더 뛰어난 것은 아니다. 차이가 있다면 성공한 사람들은 항상 가치 있는 과제에 매달린다는 것이다. 실패한 사람들은 가치 없는 일들에 매달려 시간을 허비한다.
한눈 팔지 말고 한 가지 일에만 전념하라.
주위가 산만해지거나 아니면 휴식을 취하거나 일을 미루고 싶은 마음이 생기면, “다시 일하자! 다시 일하자! 다시 일하자!” 하고 끊임없이 되뇌이며 스스로에게 동기를 부여하라. 그런 다음 다시 정신을 집중하여 그 과제를 오나수할 때까지 매진하라.
미리 하루 일과를 계획하면서 30분 혹은 60분 혹은 90분 동안 중단없이 일할 수 있는 시간을 마련하라. 이 시간은 크고 중요한 과제를 성취하는 데 반드시 필요하다. 인류의 그 모든 위대한 업적들이 이루어지기 까지는 수년 이상의 집중된 노력이 있었다.
가장 중요한 일이 사소한 일들에 휘둘리도록 내버려 두어서는 절대 안된다. 누군가가 별로 가치 없는 일을 위해 시간을 요구하면 무조건 “안돼!”라고 말하라.
시간 관리 또한 반복 연습을 통해 습득할 수 있는 기술이자 훈련 방법이다. “좋은 습관을 기르고 그것을 주인으로 섬겨라.”
하루를 시작하기 전에 매일의 과제를 목록으로 작성하라. 긴급한 과제들과 중요한 과제들을 구분하고 80대 20 법칙이나 ABCDE 방법 (일의 우선 순위를 ABCDE로 나누고 한 단계를 마치기 전에는 다음 단계로 넘어가지 않는 실천 방법)을 활용하여 목록을 우선 순위에 따라 배열하라. 가장 중요한 과제를 선택하고, 그 과제에 매달려라. 100퍼센트 ㅎ\완료될 때까지 그 한가지 과제나 활동에만 전념하라. 중요한 과제를 완료할 때마다 만족감과 자신감이 고양되는 것을 경험한다.
일이 더디게 진행되거나 일을 미루고 싶은 충동이 생기면, 항상 “지금해라! 지금 해라! 지금 해라!”라고 되뇌라. 긴장을 늦추지 말라. 행동하라! 착수하고 수행하고 신속하게 처리하라. 가장 중요한 과제를 선정하고 즉시 그 일에 착수해서 완수할 때까지 그 일에 매달려라. 이와 같은 시간 관리 방식이 삶의 모든 부분에서 최고의 성과를 이룰 수 있는 열쇠이다.
1. 앞으로 몇 달이나 몇 년 안에 되고 싶거나 하고 싶거나 갖고 싶은 것들을 모두 목록으로 작성하라. 목록을 분석해서 삶에 가장 큰 영향을 미칠 수 있는 항목들을 선정하라.
2. 저녁에 그 다음날 해야 할 일들을 모두 목록으로 작성하라. 잠을 자는 동안 잠재의식이 그 목록을 연구하게 하라.
3. 80 대 20 법칙과 ABCDE 방법을 활용하여 이 목록을 우선 순위에 따라 배열하라. 일을 시작하기 전에 긴급한 것과 긴급하지 않은 것, 중요한 것과 중요하지 않은 것을 구분하라.
4. 일의 완수 여부에 가장 커다란 영향을 미치는 과제를 선정하고 동그라미를 쳐서 A-1 과제로 삼아라.
5. 가장 중요한 과제에 즉시 착수하고, 그 과제가 100퍼센트 완료될 때까지 이 한가지 과제에만 전념하라.
실제적이고 효력이 입증된 시간 관리 원칙들을 실천함으로써 생산성, 성과, 산출을 두 배, 세 배 늘리는 법을 배워라. 항상 시작하기 전에 우선 순위를 정하고, 시간을 가장 가치 있게 활용하는 데 전념하라.